Atecéged

A bejegyzés szerzője Kovácsné Álmosdy Judit adószakértő.

Lényegében e cikksorozat első két részében – melyek még áprilisban jelentek meg, - a legfontosabb előírásokat már ismertettem a vállalkozások vezetői számára.

Összefoglalva, akkor is papíralapú számláról beszélünk, ha magát a számlát, annak adattartalmát számítógépen számlázó-programmal állítjuk elő. Teljesen mindegy, hogy a számlát kibocsátó vállalkozó milyen módon (például elektronikus adatállomány formájában időbélyeggel, elektronikus aláírással, stb.) őrzi meg a kiállított számláit, attól az még papíralapú számla marad. A számlázó-programjának biztosítania kell a számlák sorszáma szerint az azokkal történő teljes körű elszámolást, a rontott számlák, helyesbítő számlák, sztornó számlák megőrzését. A számlakibocsátó vállalkozó felelőssége az, hogy bizonyítani tudja egy adóhatósági ellenőrzés során, hogy a kiállított számláinak másolatai megvannak, és az azokon szereplő összegek bevételként teljes körűen elszámolásra kerültek. Amennyiben például nem tudja bemutatni a sztornó számlák példányait, akkor mulasztási bírság kiszabására kerül sor, sőt ilyenkor ellenőrzik a bevétel-eltitkolás lehetőségét is.

Tehát nem egy-egy számla példányainak számával foglalkozunk, mert az már nincs, hanem azzal, hogy minden felhasznált számlasorszám helye, elszámolása bizonyítható legyen.

A jelenlegi magyar jogszabályok szerint a számlázó-programmal kiállított papíralapú számla csak papír alapon bocsátható ki a vevő részére. Tehát a továbbítás módja elvileg meghatározott. Azon senki ne csodálkozzon, hogy külföldi adóalanytól szinte mindig e-mailben kapjuk a számlát, vagy esetleg egy weboldalról tölthetjük le. Ennek az az oka, hogy minden ország gazdálkodó szervezetei a saját hozzáadottérték-adó (héa=áfa) rendeletüket kötelesek betartani, tehát ahol a papíralapú számla továbbításának az elektronikus módja megengedett, onnan így fogják küldeni. (Mivel a külföldivel kötött ügyletek adómentesek, vagy fordítottan adóznak, az áfát úgyis mi számítjuk fel, ezért kénytelenek vagyunk befogadni a külfölditől az ilyen számlákat.)

Az Európai Unió hatályos Áfa-irányelve is elismeri a számla továbbításának elektronikus módját, de a tagállamokra bízza annak bevezetését, tehát az alkalmazása nem kötelező. Magyarország nem vezette be. (Ezért írtam le ennek a bekezdésnek a kezdő mondatát.) Jó lenne ezt a kérdést rendezni mielőbb, hiszen a számla kézzel történő aláírása már nem kötelező (bár egyéni vállalkozó esetén ez a kijelentés egyesek szerint kétséges, a róluk szóló törvény miatt). Hatósági vélemény szerint, - és szerintem is J - az elektronikus aláírás és időbélyeg vagy EDI rendszer nélkül továbbított számla könnyen manipulálható a számítógép segítségével utólag. Ezért a közösségi tagállamok egy része nem siet bevezetni az e-mailben küldött számla elismerését.

Ez a probléma a számlát befogadó adóalanyok részéről veszélyes, mert ha a levonható általános forgalmi adójukat nem fogadja el az adóhatóság a számla meg nem felelése miatt, akkor anyagilag nagyon sokat veszíthetnek. Ezért nyugodtan rá lehet fogni a könyvelőkre, hogy túlzottan óvatosak és a befogadott számlák miatt sokat paráznak. Ennek az az oka, hogy a vállalkozó elsősorban mindig őket tartja mindenért hibásnak (még a bonyolult adótörvények miatt is).

Ennek ellenére higgyék el nekem, hogy a felelősség a vállalkozót, illetve a vállalkozás vezetőjét terheli. Ha befogadja az internetről kinyomtatott számlát, akkor a saját felelősségére tegye meg. Én most nem tudom megjósolni azt, hogy ha majd adóellenőrzés lesz nála pár év múlva, akkor mi lesz az adóhatóság álláspontja a kérdésben.

Csak annyit kérek a vállalkozások vezetőitől, hogy a könyvelőnek mindig adjanak a számlából egy kinyomtatott példányt, mert neki arra egy csomó dolgot rá kell írnia (kontírozás, dátum, tételszám, szignó). Ezt pedig elektronikus úton nem lehet megoldani csak egy SAP nagyságrendű programmal, amit egy kisvállalkozás nem tud megfizetni és nincs is értelme.

Felhívom a figyelmüket arra, hogy a számlák megőrzéséért és olvashatóságának biztosításáért a vállalkozás vezetője a felelős. A megőrzési kötelezettség időtartama az általánosan ismert 5 évtől függetlenül, - mely önellenőrzés esetén újraindul, - a számviteli törvény 169.§- ának (2) bekezdése értelmében, a számlákra vonatkozóan, mint a könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó számviteli bizonylatra, legalább 8 évig olvasható formában, a könyvelési hivatkozások által visszakereshető módon előírt.

Hasznos infók egy helyen az Atecéged.hu-n:

• További cikkeink az egyszerűsített vállalkozási adóról.
• Céges elsősegély (cégadatok, közterhek, bérminimumok, cafeteria...stb.)
• Tudásmorzsák minden napra

Hasznos információk adóbevalláshoz:

• 10 hibalehetőség, melyre figyelnünk kell a társasági adóbevallásban
• 10 tipikus hiba, amit elkövethetünk az szja-bevallásban
• Adóbevallás 2011 (1 százalék): évi 3-6 milliárdot buknak a civilek miattunk

Szeretném hangsúlyozni, hogy ezek az írások nem az adózással vagy a könyveléssel foglalkozó szakemberek számára készülnek, hanem a vállalkozók (gazdasági társaságok vezetői, tulajdonosai, egyéni vállalkozók,) tájékoztatása céljából.

Az előző írásból megállapíthattuk, hogy teljesen mindegy, hogy egy számlát postagalambbal küldünk, vagy e-mailben, vagy egy weboldalról töltjük le, az akkor is papíralapú számla. Annak sincs jelentősége, hogy a számlát kézzel töltöttük ki, vagy egy számlázó programmal állítottuk elő az adatait, attól még papíralapú számlával van dolgunk.

Számlázó program alkalmazása esetén kötelező kellék a róla szóló dokumentáció, - melyről az előző cikkben említést tettem, - és egy nyilatkozat a program készítőjétől arról, hogy a szoftver működése megfelel az áfa törvény és az előzőekben említett PM rendeletben előírt követelményeknek, melyet az adóhatóság ellenőriz. Ezt az eljárást a számlázó programokat készítők nálam is pontosabban ismerik. Én csupán attól óvom a többi számítógépes kollégát, hogy leüljenek és írjanak maguknak egy számlázó programot, mert az szabálytalan.

Mi a jelentősége annak, hogy papíralapú számláról beszélünk? És miért kell ezt megjegyezni az elektronikus úton továbbított számlákra vonatkozóan is?

Azért, mert ezekre a számlákra vonatkozóan mindazokat a szabályokat be kell tartani, melyek a törvényekben és a rendeletekben a papíralapú számlákra vonatkoznak. Enélkül ugyanis nem szabályos a számla, aminek adózási következményei vannak mindkét fél számára.

Előfordulhat, hogy a számlát egy webes számlázó-rendszerből nem az eladó, hanem a vevő nyomtatja ki. Ennek nincs különösebb akadálya, de attól ez még papíralapú számla lesz. Tehát pl. úgy működik a rendszer, hogy elkészül a számla az eladó szerverén, ő küld e-mailben egy egyszer használatos linket, amire kattintva megjelenik az oldal printer friendly formátumban, ami helyileg a vevőnél kinyomtatható a böngészőből.

Milyen kérdése van ezzel kapcsolatban a vevőnek?

Probléma lehet, ha éppen nem tudja a vevő kinyomtatni a számlát, mert az olyan helyen jelenik meg az interneten, ami csak egyszer érhető el. Tehát ha nincs telepítve nyomtató a géphez, amin megnézi a számlát a vevő, vagy valami miatt nem sikerül a nyomtatás és már becsukta a számlát megjelenítő ablakot, akkor hogyan jut majd egy másik példányhoz hozzá, hogy le is tudják könyvelni. Én erre nem tudom a választ, csak a programozók.

Arról viszont már írtam, hogy 2010. szeptember 27-e óta nem kell feltüntetni egy adott sorszámú számlán, hogy hány példány készült belőle. Sajnos ezt az új szabályt néhányan úgy értették, hogy megszűnt a számlák sorszámozása, ami pedig soha nem fog megszűnni. A példány-sorszám és a számla sorszáma két külön dolog.

A nyomtatványboltban megvásárolható számla-nyomtatványokról sorszám szerint tudja az adóhatóság, hogy az melyik adózónál van, mert a vásárlásokról a bolt negyedévente jelentést küld a számára. Az adózóknak pedig részletes nyilvántartást kell vezetniük a felhasználásról, melyet minden ellenőrzéskor bekérnek.

A számlázó programnak is biztosítania kell a kibocsátott számlák folyamatos sorszámozását, valamint az azokkal való teljes körű elszámolást. A hibás számláknak is meg kell lenniük. Előnyös lehet, hogy a számlázó-programmal előállított papíralapú számlának a kibocsátónál (vevőnél) maradó példánya - papírra nyomtatás helyett - elektronikus adatállományként is megőrizhető, - a másik félnél nem! - feltéve, hogy a megőrzés a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet rendelkezései szerint, annak 3. § a) vagy b) pontjában meghatározott mód valamelyikeként történik. Az így megőrzött adatállomány a számítástechnikai program által előállított papíralapú számla elektronikus változata, de ez sem minősül elektronikus úton kibocsátott számlának [Áfa tv. 175. §].

Minden számlával szemben alapvető követelmény, hogy annak adatait utólag semmilyen módon, sehol ne lehessen megváltoztatni.

folyt.köv.

Hasznos infók egy helyen az Atecéged.hu-n:

• További cikkeink az egyszerűsített vállalkozási adóról.
• Céges elsősegély (cégadatok, közterhek, bérminimumok, cafeteria...stb.)
• Tudásmorzsák minden napra

A bejegyzés szerzője Kovácsné Álmosdy Judit adószakértő.

Napjainkban egyre inkább terjed a számlázással kapcsolatban az a megoldás, hogy a számlát nem személyesen vagy postán juttatja el az eladó a vevőnek, hanem a számla kibocsátója lehetővé teszi annak kinyomtatását az internetről a másik fél számára. (Megjegyzem, hogy arra is van lehetőség, hogy a vevő állítsa ki a számlát az eladó helyett, de ez egy szerződésen alapuló teljesen külön téma, amire most nem térek ki.)

Mindig a számla befogadója, vagyis a vevő izgul jobban azért, hogy a kapott számla megfeleljen a jogszabályi előírásoknak, mert az ő levonható áfájának elfogadása múlik rajta egy ellenőrzés során. Még sosem hallottam olyan esetet, hogy a számla kibocsátójánál emelték volna ki a bizonylatot a könyvelési anyagból, hiszen az ellenőr nem fogja csökkenteni az árbevételt vagy a fizetendő áfát. Más jellegű jogkövetkezmény természetesen ezen az oldalon is felmerülhet.

A számlával kapcsolatos követelményeket alapvetően két jogszabályból szedhetjük össze, bár ez nem jelenti azt, hogy más jogszabály (például a számviteli törvény) előírásai nincsenek hatással rá. Még akkor is igaz ez, ha egyéni vállalkozóról beszélünk, aki egyébként nem tartozik a számviteli törvény hatálya alá.

A helyzet bonyolultságát szemléltetem, ha idézek az egyszerűsített vállalkozói adóról szóló törvényből, miszerint „az általános forgalmi adó alanya az eva-törvény szerinti bejelentés alapján úgy minősül, mintha általános forgalmi adó-alanyisága a bejelentés napját tartalmazó adó-megállapítási időszak utolsó napjával megszűnt volna,” de bizonyos esetekben neki is kell áfát fizetnie. Hasonló helyzetben van az az adóalany is, aki az áfa rendszerében alanyi adómentességet választott.

A számlára vonatkozó követelmények tekintetében az alapvető két joganyag következő:

• az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény, és
• a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet.

A számla kibocsátási módját tekintve kétfajta számlát különböztetünk meg:

• a papíralapon kibocsátott számlát,
• és az elektronikus úton kibocsátott számlát.

A második, vagyis az elektronikus számla, melyhez elektronikus aláírás vagy az EDI rendszer használata szükséges, most nem témánk.

A papíralapú számlának szintén két fajtája van:

1. a nyomtatványként nyomdai úton előállított számla/számlatömb kitöltésével kibocsátott, és
2. a számítástechnikai eszköz útján előállított és papírra nyomtatott számla.

A nyomtatványboltokban vásárolt számlák sorszámtartományának valódiságát az adóhatóság honlapján szoktuk ellenőrizni, különösen nagy értékű befogadott számlák esetén. Az ellenőrzés eredményét célszerű kinyomtatni és a számla mögé tűzni, mert ebben az esetben nem kerülhet az adóellenőrzési jegyzőkönyvbe az a mondat, hogy „nem kellő gondossággal járt el az adóalany”.

A számítógépes program segítségével előállított számla szintén papíralapú bizonylat, melyet ki kell nyomtatni. Valójában nem az a lényegi kérdés, hogy az eladó vagy a vevő nyomtatja-e ki, hanem az, hogy meg kell felelnie mind a számlázó programmal, mind pedig a számla tartalmával kapcsolatos követelményeknek.

A 24/1995. (XI.22.) PM rendelet szerint, a számla kibocsátójának a számlázó program olyan dokumentációjával kell rendelkeznie, amely tartalmazza a program működésére, használatára vonatkozó részletes leírást, valamint a program készítője vagy jogutódja által a számla kibocsátójának címzett írásos nyilatkozatát arról, hogy az maradéktalanul megfelel a vonatkozó jogszabályi előírásoknak. Ez egy alapfeltétel a programmal előállított számlák hitelességének biztosításához. (Sajnos eddig még nem találtam olyan ingyenes számlázó programot az interneten, amelyik ennek a feltételnek maradéktalanul eleget tett volna.)

A számítástechnikai eszköz útján előállított és papírra nyomtatott számla abban az esetben alkalmas adóigazgatási azonosításra, ha szigorú számadás alá vonása – mely a teljes körű elszámolást jelenti, - úgy valósul meg, hogy a számlázó program kihagyás és ismétlés nélkül, folyamatosan biztosítja a számlák sorszámozását. A számlázó programnak a hiányos, hibás, megsemmisült vagy elveszett számlákat is rögzítenie kell az utólagos ellenőrzés érdekében. A papíralapú számlák aláírása nem szükséges, bár semmi nem tiltja. (Gondoljanak a pecsét használatára, melyet egyetlen jogszabály sem ír elő, kivéve egyes szakmákat.)

2010. szeptember 27-től a kinyomtatott/kibocsátott számlán nem kell feltüntetni, hogy az eredeti vagy másolati példányt tartjuk-e a kezünkben, tehát megszűnt a példánysorszámozás.

folyt.köv.

Hasznos infók egy helyen az Atecéged.hu-n:

• További cikkeink az egyszerűsített vállalkozási adóról.
• Céges elsősegély (cégadatok, közterhek, bérminimumok, cafeteria...stb.)
• Tudásmorzsák minden napra