Szeretném hangsúlyozni, hogy ezek az írások nem az adózással vagy a könyveléssel foglalkozó szakemberek számára készülnek, hanem a vállalkozók (gazdasági társaságok vezetői, tulajdonosai, egyéni vállalkozók,) tájékoztatása céljából.

Az előző írásból megállapíthattuk, hogy teljesen mindegy, hogy egy számlát postagalambbal küldünk, vagy e-mailben, vagy egy weboldalról töltjük le, az akkor is papíralapú számla. Annak sincs jelentősége, hogy a számlát kézzel töltöttük ki, vagy egy számlázó programmal állítottuk elő az adatait, attól még papíralapú számlával van dolgunk.

Számlázó program alkalmazása esetén kötelező kellék a róla szóló dokumentáció, - melyről az előző cikkben említést tettem, - és egy nyilatkozat a program készítőjétől arról, hogy a szoftver működése megfelel az áfa törvény és az előzőekben említett PM rendeletben előírt követelményeknek, melyet az adóhatóság ellenőriz. Ezt az eljárást a számlázó programokat készítők nálam is pontosabban ismerik. Én csupán attól óvom a többi számítógépes kollégát, hogy leüljenek és írjanak maguknak egy számlázó programot, mert az szabálytalan.

Mi a jelentősége annak, hogy papíralapú számláról beszélünk? És miért kell ezt megjegyezni az elektronikus úton továbbított számlákra vonatkozóan is?

Azért, mert ezekre a számlákra vonatkozóan mindazokat a szabályokat be kell tartani, melyek a törvényekben és a rendeletekben a papíralapú számlákra vonatkoznak. Enélkül ugyanis nem szabályos a számla, aminek adózási következményei vannak mindkét fél számára.

Előfordulhat, hogy a számlát egy webes számlázó-rendszerből nem az eladó, hanem a vevő nyomtatja ki. Ennek nincs különösebb akadálya, de attól ez még papíralapú számla lesz. Tehát pl. úgy működik a rendszer, hogy elkészül a számla az eladó szerverén, ő küld e-mailben egy egyszer használatos linket, amire kattintva megjelenik az oldal printer friendly formátumban, ami helyileg a vevőnél kinyomtatható a böngészőből.

Milyen kérdése van ezzel kapcsolatban a vevőnek?

Probléma lehet, ha éppen nem tudja a vevő kinyomtatni a számlát, mert az olyan helyen jelenik meg az interneten, ami csak egyszer érhető el. Tehát ha nincs telepítve nyomtató a géphez, amin megnézi a számlát a vevő, vagy valami miatt nem sikerül a nyomtatás és már becsukta a számlát megjelenítő ablakot, akkor hogyan jut majd egy másik példányhoz hozzá, hogy le is tudják könyvelni. Én erre nem tudom a választ, csak a programozók.

Arról viszont már írtam, hogy 2010. szeptember 27-e óta nem kell feltüntetni egy adott sorszámú számlán, hogy hány példány készült belőle. Sajnos ezt az új szabályt néhányan úgy értették, hogy megszűnt a számlák sorszámozása, ami pedig soha nem fog megszűnni. A példány-sorszám és a számla sorszáma két külön dolog.

A nyomtatványboltban megvásárolható számla-nyomtatványokról sorszám szerint tudja az adóhatóság, hogy az melyik adózónál van, mert a vásárlásokról a bolt negyedévente jelentést küld a számára. Az adózóknak pedig részletes nyilvántartást kell vezetniük a felhasználásról, melyet minden ellenőrzéskor bekérnek.

A számlázó programnak is biztosítania kell a kibocsátott számlák folyamatos sorszámozását, valamint az azokkal való teljes körű elszámolást. A hibás számláknak is meg kell lenniük. Előnyös lehet, hogy a számlázó-programmal előállított papíralapú számlának a kibocsátónál (vevőnél) maradó példánya - papírra nyomtatás helyett - elektronikus adatállományként is megőrizhető, - a másik félnél nem! - feltéve, hogy a megőrzés a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet rendelkezései szerint, annak 3. § a) vagy b) pontjában meghatározott mód valamelyikeként történik. Az így megőrzött adatállomány a számítástechnikai program által előállított papíralapú számla elektronikus változata, de ez sem minősül elektronikus úton kibocsátott számlának [Áfa tv. 175. §].

Minden számlával szemben alapvető követelmény, hogy annak adatait utólag semmilyen módon, sehol ne lehessen megváltoztatni.

folyt.köv.

Hasznos infók egy helyen az Atecéged.hu-n: