Atecéged

Szeretném hangsúlyozni, hogy ezek az írások nem az adózással vagy a könyveléssel foglalkozó szakemberek számára készülnek, hanem a vállalkozók (gazdasági társaságok vezetői, tulajdonosai, egyéni vállalkozók,) tájékoztatása céljából.

Az előző írásból megállapíthattuk, hogy teljesen mindegy, hogy egy számlát postagalambbal küldünk, vagy e-mailben, vagy egy weboldalról töltjük le, az akkor is papíralapú számla. Annak sincs jelentősége, hogy a számlát kézzel töltöttük ki, vagy egy számlázó programmal állítottuk elő az adatait, attól még papíralapú számlával van dolgunk.

Számlázó program alkalmazása esetén kötelező kellék a róla szóló dokumentáció, - melyről az előző cikkben említést tettem, - és egy nyilatkozat a program készítőjétől arról, hogy a szoftver működése megfelel az áfa törvény és az előzőekben említett PM rendeletben előírt követelményeknek, melyet az adóhatóság ellenőriz. Ezt az eljárást a számlázó programokat készítők nálam is pontosabban ismerik. Én csupán attól óvom a többi számítógépes kollégát, hogy leüljenek és írjanak maguknak egy számlázó programot, mert az szabálytalan.

Mi a jelentősége annak, hogy papíralapú számláról beszélünk? És miért kell ezt megjegyezni az elektronikus úton továbbított számlákra vonatkozóan is?

Azért, mert ezekre a számlákra vonatkozóan mindazokat a szabályokat be kell tartani, melyek a törvényekben és a rendeletekben a papíralapú számlákra vonatkoznak. Enélkül ugyanis nem szabályos a számla, aminek adózási következményei vannak mindkét fél számára.

Előfordulhat, hogy a számlát egy webes számlázó-rendszerből nem az eladó, hanem a vevő nyomtatja ki. Ennek nincs különösebb akadálya, de attól ez még papíralapú számla lesz. Tehát pl. úgy működik a rendszer, hogy elkészül a számla az eladó szerverén, ő küld e-mailben egy egyszer használatos linket, amire kattintva megjelenik az oldal printer friendly formátumban, ami helyileg a vevőnél kinyomtatható a böngészőből.

Milyen kérdése van ezzel kapcsolatban a vevőnek?

Probléma lehet, ha éppen nem tudja a vevő kinyomtatni a számlát, mert az olyan helyen jelenik meg az interneten, ami csak egyszer érhető el. Tehát ha nincs telepítve nyomtató a géphez, amin megnézi a számlát a vevő, vagy valami miatt nem sikerül a nyomtatás és már becsukta a számlát megjelenítő ablakot, akkor hogyan jut majd egy másik példányhoz hozzá, hogy le is tudják könyvelni. Én erre nem tudom a választ, csak a programozók.

Arról viszont már írtam, hogy 2010. szeptember 27-e óta nem kell feltüntetni egy adott sorszámú számlán, hogy hány példány készült belőle. Sajnos ezt az új szabályt néhányan úgy értették, hogy megszűnt a számlák sorszámozása, ami pedig soha nem fog megszűnni. A példány-sorszám és a számla sorszáma két külön dolog.

A nyomtatványboltban megvásárolható számla-nyomtatványokról sorszám szerint tudja az adóhatóság, hogy az melyik adózónál van, mert a vásárlásokról a bolt negyedévente jelentést küld a számára. Az adózóknak pedig részletes nyilvántartást kell vezetniük a felhasználásról, melyet minden ellenőrzéskor bekérnek.

A számlázó programnak is biztosítania kell a kibocsátott számlák folyamatos sorszámozását, valamint az azokkal való teljes körű elszámolást. A hibás számláknak is meg kell lenniük. Előnyös lehet, hogy a számlázó-programmal előállított papíralapú számlának a kibocsátónál (vevőnél) maradó példánya - papírra nyomtatás helyett - elektronikus adatállományként is megőrizhető, - a másik félnél nem! - feltéve, hogy a megőrzés a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet rendelkezései szerint, annak 3. § a) vagy b) pontjában meghatározott mód valamelyikeként történik. Az így megőrzött adatállomány a számítástechnikai program által előállított papíralapú számla elektronikus változata, de ez sem minősül elektronikus úton kibocsátott számlának [Áfa tv. 175. §].

Minden számlával szemben alapvető követelmény, hogy annak adatait utólag semmilyen módon, sehol ne lehessen megváltoztatni.

folyt.köv.

Hasznos infók egy helyen az Atecéged.hu-n:

• További cikkeink az egyszerűsített vállalkozási adóról.
• Céges elsősegély (cégadatok, közterhek, bérminimumok, cafeteria...stb.)
• Tudásmorzsák minden napra

A bejegyzés szerzője Kovácsné Álmosdy Judit adószakértő.

Napjainkban egyre inkább terjed a számlázással kapcsolatban az a megoldás, hogy a számlát nem személyesen vagy postán juttatja el az eladó a vevőnek, hanem a számla kibocsátója lehetővé teszi annak kinyomtatását az internetről a másik fél számára. (Megjegyzem, hogy arra is van lehetőség, hogy a vevő állítsa ki a számlát az eladó helyett, de ez egy szerződésen alapuló teljesen külön téma, amire most nem térek ki.)

Mindig a számla befogadója, vagyis a vevő izgul jobban azért, hogy a kapott számla megfeleljen a jogszabályi előírásoknak, mert az ő levonható áfájának elfogadása múlik rajta egy ellenőrzés során. Még sosem hallottam olyan esetet, hogy a számla kibocsátójánál emelték volna ki a bizonylatot a könyvelési anyagból, hiszen az ellenőr nem fogja csökkenteni az árbevételt vagy a fizetendő áfát. Más jellegű jogkövetkezmény természetesen ezen az oldalon is felmerülhet.

A számlával kapcsolatos követelményeket alapvetően két jogszabályból szedhetjük össze, bár ez nem jelenti azt, hogy más jogszabály (például a számviteli törvény) előírásai nincsenek hatással rá. Még akkor is igaz ez, ha egyéni vállalkozóról beszélünk, aki egyébként nem tartozik a számviteli törvény hatálya alá.

A helyzet bonyolultságát szemléltetem, ha idézek az egyszerűsített vállalkozói adóról szóló törvényből, miszerint „az általános forgalmi adó alanya az eva-törvény szerinti bejelentés alapján úgy minősül, mintha általános forgalmi adó-alanyisága a bejelentés napját tartalmazó adó-megállapítási időszak utolsó napjával megszűnt volna,” de bizonyos esetekben neki is kell áfát fizetnie. Hasonló helyzetben van az az adóalany is, aki az áfa rendszerében alanyi adómentességet választott.

A számlára vonatkozó követelmények tekintetében az alapvető két joganyag következő:

• az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény, és
• a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet.

A számla kibocsátási módját tekintve kétfajta számlát különböztetünk meg:

• a papíralapon kibocsátott számlát,
• és az elektronikus úton kibocsátott számlát.

A második, vagyis az elektronikus számla, melyhez elektronikus aláírás vagy az EDI rendszer használata szükséges, most nem témánk.

A papíralapú számlának szintén két fajtája van:

1. a nyomtatványként nyomdai úton előállított számla/számlatömb kitöltésével kibocsátott, és
2. a számítástechnikai eszköz útján előállított és papírra nyomtatott számla.

A nyomtatványboltokban vásárolt számlák sorszámtartományának valódiságát az adóhatóság honlapján szoktuk ellenőrizni, különösen nagy értékű befogadott számlák esetén. Az ellenőrzés eredményét célszerű kinyomtatni és a számla mögé tűzni, mert ebben az esetben nem kerülhet az adóellenőrzési jegyzőkönyvbe az a mondat, hogy „nem kellő gondossággal járt el az adóalany”.

A számítógépes program segítségével előállított számla szintén papíralapú bizonylat, melyet ki kell nyomtatni. Valójában nem az a lényegi kérdés, hogy az eladó vagy a vevő nyomtatja-e ki, hanem az, hogy meg kell felelnie mind a számlázó programmal, mind pedig a számla tartalmával kapcsolatos követelményeknek.

A 24/1995. (XI.22.) PM rendelet szerint, a számla kibocsátójának a számlázó program olyan dokumentációjával kell rendelkeznie, amely tartalmazza a program működésére, használatára vonatkozó részletes leírást, valamint a program készítője vagy jogutódja által a számla kibocsátójának címzett írásos nyilatkozatát arról, hogy az maradéktalanul megfelel a vonatkozó jogszabályi előírásoknak. Ez egy alapfeltétel a programmal előállított számlák hitelességének biztosításához. (Sajnos eddig még nem találtam olyan ingyenes számlázó programot az interneten, amelyik ennek a feltételnek maradéktalanul eleget tett volna.)

A számítástechnikai eszköz útján előállított és papírra nyomtatott számla abban az esetben alkalmas adóigazgatási azonosításra, ha szigorú számadás alá vonása – mely a teljes körű elszámolást jelenti, - úgy valósul meg, hogy a számlázó program kihagyás és ismétlés nélkül, folyamatosan biztosítja a számlák sorszámozását. A számlázó programnak a hiányos, hibás, megsemmisült vagy elveszett számlákat is rögzítenie kell az utólagos ellenőrzés érdekében. A papíralapú számlák aláírása nem szükséges, bár semmi nem tiltja. (Gondoljanak a pecsét használatára, melyet egyetlen jogszabály sem ír elő, kivéve egyes szakmákat.)

2010. szeptember 27-től a kinyomtatott/kibocsátott számlán nem kell feltüntetni, hogy az eredeti vagy másolati példányt tartjuk-e a kezünkben, tehát megszűnt a példánysorszámozás.

folyt.köv.

Hasznos infók egy helyen az Atecéged.hu-n:

• További cikkeink az egyszerűsített vállalkozási adóról.
• Céges elsősegély (cégadatok, közterhek, bérminimumok, cafeteria...stb.)
• Tudásmorzsák minden napra